App-Freigabe

Was ist App-Freigabe?

App-Freigabe bestimmt, wer Zugriff auf Ihre Apps hat. Als App-Ersteller oder Administrator können Sie festlegen, ob Apps privat bleiben, mit bestimmten Personen geteilt oder für die ganze Organisation verfügbar sind.

Wer kann Freigaben verwalten:

• App-Ersteller (immer)

• Administratoren (für alle Apps)

App-Freigabe einrichten

Freigabe-Menü öffnen:

1. "Alle Apps" in der Navigation öffnen

2. Menü-Symbol (⋮) bei der gewünschten App klicken

3. "App-Freigabe" auswählen

Freigabebereich wählen:

🔒 Privat

• Nur Sie haben Zugriff

• Administratoren können die App ebenfalls sehen

• Wann nutzen: Persönliche Apps, Tests, vertrauliche Inhalte

👥 Bestimmte Benutzer/Gruppen

• Zugriff nur für ausgewählte Personen

• Präzise Kontrolle über Nutzerkreis

• Wann nutzen: Team-spezifische Apps, Abteilungs-Tools

🏢 Organisation

• Alle Nutzer Ihrer Organisation können die App verwenden

• Maximale Reichweite

• Wann nutzen: Allgemeine Tools, Unternehmens-Apps

Spezifische Nutzer hinzufügen

Bei "Bestimmte Benutzer/Gruppen":

1. "Benutzer oder Gruppen hinzufügen" klicken

2. Nach Personen suchen - Name oder E-Mail eingeben

3. Nutzer auswählen - Gewünschte Personen markieren

4. Berechtigung festlegen:

   READ: App nur nutzen

   WRITE: App nutzen und bearbeiten

5. "Auswahl bestätigen" klicken

6. "Speichern" für finale Übernahme

   

Berechtigungen verstehen

READ-Berechtigung (Nur nutzen):

• ✅ App öffnen und verwenden

• ✅ Fragen stellen und Antworten erhalten

• ❌ App-Einstellungen ändern

• ❌ Dokumente hinzufügen/entfernen

• ❌ Freigaben verwalten

WRITE-Berechtigung (Bearbeiten):

• ✅ Alles was READ kann

• ✅ App-Beschreibung ändern

• ✅ Dokumente hinzufügen/entfernen

• ✅ App-Einstellungen anpassen

• ❌ Freigaben ändern (nur App-Ersteller/Admin)

• ❌ App löschen (nur App-Ersteller/Admin)

Praktische Anwendungsfälle

Abteilungs-App (HR-Tools):

• Freigabe: Bestimmte Benutzer/Gruppen

• Nutzer: HR-Team mit WRITE, Manager mit READ

• Vorteil: Kontrolle über sensible Daten

Kundenservice-App:

• Freigabe: Organisation

• Berechtigung: Alle READ, Support-Team WRITE

• Vorteil: Breite Nutzung, zentrale Pflege

Test-App:

• Freigabe: Privat

• Nutzer: Nur Sie

• Vorteil: Sicheres Experimentieren

Gruppen-Berechtigungen

Vorteile von Gruppen:

• Einfachere Verwaltung bei vielen Nutzern

• Automatische Berechtigung für neue Gruppenmitglieder

• Konsistente Rechte-Vergabe

Beispiel: Gruppe "Marketing-Team" mit READ-Rechten → alle Marketing-Mitarbeiter erhalten automatisch Zugriff

Häufige Fragen

Kann ich Freigaben nachträglich ändern?
Ja, Sie können jederzeit Nutzer hinzufügen/entfernen oder Berechtigungen anpassen.

Was passiert, wenn ich eine App von "Privat" auf "Organisation" ändere?
Alle Nutzer Ihrer Organisation erhalten sofort Zugriff auf die App.

Können WRITE-Nutzer die App löschen?
Nein, nur der App-Ersteller und Administratoren können Apps löschen.

Sehen andere meine privaten Apps?
Nein, private Apps sind nur für Sie und Administratoren sichtbar.

Kann ich Freigaben zeitlich begrenzen?
Aktuell nicht - Freigaben bleiben aktiv bis Sie sie ändern.

Best Practices

Sicherheit:

• ✅ Minimale Berechtigungen vergeben (READ statt WRITE wenn möglich)

• ✅ Regelmäßig überprüfen wer Zugriff hat

• ✅ Sensible Apps privat halten oder sehr restriktiv teilen

Effizienz:

• ✅ Gruppen nutzen statt einzelne Nutzer

• ✅ Klare Namensgebung für Apps

• ✅ Dokumentation welche App wofür gedacht ist

⚠️ Wichtige Hinweise:

• Nutzer mit WRITE-Rechten können App-Inhalte ändern, aber keine Freigaben verwalten

• Berechtigungen können über Gruppen vererbt werden

• Administratoren haben immer Vollzugriff auf alle Apps

Tipp: Starten Sie mit restriktiven Freigaben und erweitern Sie diese bei Bedarf - es ist einfacher Zugriff zu gewähren als zu entziehen.

Fragen zu App-Freigaben oder Berechtigungen? → Support kontaktieren